«АЛЕКТА»: сибирский опыт автоматизации HRM

TAdviser: Как давно компания «АЛЕКТА» существует на рынке, разработкой и внедрением каких продуктов она занимается?

Александр Жижин: Компания «АЛЕКТА» существует на рынке информационных технологий с 1992 года, с момента заключения первого в истории компании договора с Покачевским управлением технологического транспорта (впоследствии вошедшим в состав ОАО НК «ЛУКОЙЛ») на автоматизацию учета сотрудников, расчета заработной платы, учета автопарка, ГСМ и основных узлов техники, учета и обработки путевых листов и подготовки документов для расчетов с заказчиками.

Сегодня мы уверенно специализируемся на разработке, внедрении, сопровождении и оказании консалтинговых услуг в области ERP-систем: собственной разработки НОРДИС/2, SAP и 1С. В то же время мы выполняем проекты по разработке программного обеспечения на заказ, реализации интеграционных решений и предоставлению аутсорсинговых услуг на базе указанных программных продуктов.

TAdviser: Какое место в вашей практике занимает автоматизация процессов управления персоналом? Какие решения предлагает компания в этой области?

Александр Жижин: Практически все проекты автоматизации промышленных предприятий на базе НОРДИС/2 включают в себя внедрение решений «Управление персоналом». Зачастую именно с них начинаются проекты, либо они ведутся параллельно с этапами автоматизации процессов бухгалтерского, налогового и других видов учета. Автоматизация процессов управления персоналом занимает примерно 30-40% от объемов работ по внедрению решений системы НОРДИС/2. Для решения SAP HCM – 60-70% от объема услуг по разработке и внедрению решений на базе продуктов SAP.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

Сегодня наша компания предлагает решения в области управления персоналом на базе трех программных продуктов: SAP HCM, «НОРДИС/2: Управление персоналом» и «1С: Зарплата и Управление персоналом».

TAdviser: Как изменился в последнее время подход к автоматизации HRM-процессов? Какие задачи вышли на первый план? Решение каких задач вам видится перспективным?

Александр Жижин: Для крупных предприятий и холдингов на первый план вышли такие задачи, как унификация, стандартизация и централизация с целью оптимизации бизнес-процессов управления персоналом и оперативного получения консолидированной информации для принятия управленческих решений. В качестве способа решения этих задач рассматривается организация общих центров обслуживания с передачей им на аутсорсинг процессов учета персонала и расчета заработной платы.

Для многих средних предприятий, на наш взгляд, являются актуальными базовые вопросы автоматизации процессов управления персоналом: использование единой системы, а не набора приложений и таблиц Excel, корректная настройка функционала систем для соответствия расчета заработной платы нормам законодательства и нормативным актам предприятия.

В автоматизации HRM-процессов наиболее перспективными, на наш взгляд, станут вопросы подбора персонала, оценки его компетенций, повышения квалификации и систем мотивации сотрудников. Предприятия все больше начнут уделять внимание вопросам соответствия качества имеющегося у них штата сотрудников потребностям предприятия.

TAdviser: Среди реализованных «АЛЕКТОЙ» проектов есть внедрения на сотни и тысячи рабочих мест. На что обращают внимание крупные предприятия при выборе HRM-системы? Какие трудности характерны для внедрения HRM в крупных компаниях? Как они преодолеваются?

Александр Жижин: Сейчас при выборе и внедрении HRM-системы руководством крупных предприятий выдвигаются следующие требования: только необходимое, самые короткие сроки, минимум затрат, максимально своими силами. При выборе внешних подрядчиков внимательно рассматриваются квалификация и опыт проектной команды.

ИТ-специалисты крупных компаний стараются минимизировать затраты на эксплуатацию, поддержку и интеграцию HRM-систем с другими системами компании. Им приходится выбирать либо единую технологическую платформу, либо искать «золотую середину» среди решений, лучших в своем классе. Из других факторов, влияющих на выбор HRM-системы, можно назвать следующие: соответствие российскому законодательству, известность и надежность компании-поставщика, наличие успешных внедрений на аналогичных предприятиях, возможность донастройки системы собственными силами.

По нашему опыту, существуют две характерные категории трудностей при реализации крупных проектов: методическая и организационная. Первая – это нахождение баланса между требованиями унификации и учетом специфики предприятий холдинга. Вторая – координация взаимодействия множества участников проекта и обеспечение своевременного принятия решений в ходе его реализации.

Для принятия своевременных решений по вопросам проекта разрабатываются и утверждаются регламентирующие документы, в которых четко прописываются организационная структура проекта, рамки ответственности входящих в проектную группу лиц и порядок управления проектом. В них должны быть определены процедуры подготовки, согласования и принятия решений, а также процедуры выявления и разрешения конфликтов интересов. Координация и контроль работ должны осуществляться на двух уровнях: по проекту в целом и для каждого предприятия.

Решение прочих проблем на проекте, например, обучение множества пользователей, миграция и классификация огромного объема данных из исторических систем, проведение и сверка контрольных расчетов заработной платы, мы относим к техническим вопросам, которые зависят от профессионализма проектной команды. Мы способны решить практически любые задачи по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий любого масштаба и отраслевой принадлежности.

TAdviser: До недавнего времени «АЛЕКТА» занималась, в основном, автоматизацией управления на базе собственной разработки, системы НОРДИС/2. В 2008 году компания стала партнером SAP. Почему вы остановили свой выбор именно на этой платформе?

Александр Жижин: У многих крупных российских компаний, особенно в сфере добычи полезных ископаемых, возникла потребность выхода на IPO и привлечения зарубежных инвестиций в свой бизнес. Для этого компаниям потребовалось привести свою отчетность «к единому знаменателю», быть прозрачными для иностранного инвестора. Решение этого вопроса невозможно без использования информационной системы, которая должна быть известна и привычна для западного инвестора.

Таким требованиям соответствуют системы западных поставщиков, таких как SAP, Oracle и Microsoft. На них и стали ориентироваться крупные российские компании при выборе информационной платформы. Компания SAP является мировым лидером среди поставщиков решений для бизнеса и занимает более 50% этого рынка, решения от SAP используют большинство добывающих компаний мира. В России спрос крупных компаний на решения SAP неуклонно рос, поэтому мы приняли решение стать партнером компании SAP для расширения своего бизнеса.

TAdviser: «АЛЕКТА», новосибирская компания, имеет богатый опыт автоматизации предприятий Сибири, но работает и в других регионах. Кто ваши основные клиенты в части автоматизации HRM – крупные российские предприятия с территориально-распределенной структурой, филиалы западных компаний? В чем их специфика?

Александр Жижин: Да, действительно, для нас не важно, где находится предприятие. В большей степени нашими клиентами являются крупные российские компании. Если говорить о специфике крупных компаний, то по нашему опыту она одна – сохраняющиеся элементы «натурального хозяйства» в организации бизнеса, то есть наличие множества вспомогательных и сервисных структурных подразделений, дочерних юридических лиц, которые производят продукцию и оказывают услуги для головной компании, чтобы она могла осуществлять свой основной вид деятельности.

Каждое из таких подразделений можно рассматривать как отдельное малое или среднее предприятие своей отрасли (автоуслуги, ремонт, энергообеспечение, питание и т.д.). У каждого из них свои особенности, свой профиль, своя специфика. А крупномасштабный проект нужно суметь организовать и реализовать так, чтобы все в итоге получили удовлетворение своих потребностей – от конечного пользователя системы на местах до руководителя компании, являющегося основным заказчиком наших решений. И мы это умеем.

TAdviser: Велика ли среди ваших клиентов доля компаний среднего бизнеса? Какие HRM-решения они стремятся получить?

Александр Жижин: В настоящий момент доля компаний среднего бизнеса среди наших клиентов не велика. На этом рынке большую роль играет стоимость проекта автоматизации. Из предлагаемых на рынке программных продуктов можно выделить продукты лишь нескольких основных вендоров, интересных для рынка среднего бизнеса. В основном – это продукция российских разработчиков. Но западные поставщики также не отстают. В последнее время стало появляться все больше продуктов, которые могут быть конкурентоспособны по отношению к российским и, что самое главное, эти продукты и решения опираются на мировой опыт работы крупных компаний.

Предприятия среднего бизнеса предъявляют такие основные требования, как: 1. Невысокая стоимость внедрения и поддержки 2. Максимально короткие сроки внедрения 3. Легкая адаптация системы к быстроменяющимся условиям.

Можно сказать, что они заинтересованы в типовом отраслевом HRM-решении, в котором учтены все особенности их бизнес-процессов и заранее выполнены настройки системы. Внедрения таких решений должны быть быстрыми, качественными и за фиксированную стоимость.

Наша компания предлагает для среднего бизнеса типовые HRM-решения на базе двух продуктов: «НОРДИС/2: Управление персоналом» и «1С: Зарплата и Управление персоналом». Мы отслеживаем изменения законодательства и оперативно вносим изменения в предлагаемые нами решения.

TAdviser: «АЛЕКТА» принимала участие в масштабном проекте по внедрению SAP HCM в компании СУЭК, имеющей свои предприятия в различных регионах России. Какова была роль компании в проекте? Какие задачи решались, какие объемы работ были выполнены? Какие факторы можно назвать ключевыми для успеха данного проекта?

Александр Жижин: Нас пригласили принять участие в этом проекте, учитывая, что у нашей компании есть большой опыт успешной реализации крупных проектов в компаниях добывающей отрасли, а также наличие необходимого ресурса специалистов, сертифицированных по SAP HCM. Мы подключились к проекту на этапе, когда разработанное компанией «МОЛГА» на этапе пилотного проекта решение необходимо было тиражировать на остальные предприятия СУЭК.

Нашей основной задачей стало выявление отличий предприятий тиража от реализованного в пилоте решения и определение способов унификации бизнес-процессов и расчетов, в том числе, на предприятиях подземной угледобычи (шахтах). Вторым крупным блоком задач стало тиражирование системы на 37 предприятий СУЭК (в ходе проекта прошла реструктуризация и их количество увеличилось до 41).

В ходе реализации проекта тиражирования системы был выполнен колоссальный объем работ. Во время обследования предприятий было зафиксировано более 3 500 отличий от пилотного решения, которые после анализа и классификации были сгруппированы примерно в 45 блоков вопросов. Они рассматривались межрегиональной экспертной группой (МЭГ), в которую вошли специалисты регионов и московского офиса СУЭК, эксперты-методологи «АЛЕКТА» и разработчики «МОЛГА». Было проведено около 80 рабочих встреч. Безусловно, принималось то, что требуется законодательством. Остальное рассматривалось с точки зрения целесообразности и унификации.

Совместно с СУЭК были определены площадки внедрения в Ленинске-Кузнецком и Красноярске, на которых была организована работа региональных групп внедрения - консультантов «АЛЕКТА» и сотрудников СУЭК. Работа велась по трем направлениям: миграция данных из исторических систем, обучение пользователей, обеспечение работы пользователей в системе. Ход работ был спланирован таким образом, чтобы к моменту готовности данных в системе по участку учета пользователи были обучены и начинали работать в системе. Было обучено 43 группы работников отделов кадров, ОТиЗ, табельщиков, бухгалтеров расчетных групп - всего около 400 человек. После обучения каждый обучаемый проверял, сможет ли он выполнить необходимые действия в системе.

За время опытно-промышленной эксплуатации каждый пользователь три месяца выполнял все действия расчетного периода. Мы дважды провели сверки результатов расчета заработной платы между SAP HCM и историческими системами для каждого из почти 40 тысяч человек. В январе 2009 года систему сдали в промышленную эксплуатацию, сотрудники предприятий СУЭК получили заработную плату за январь, рассчитанную в системе SAP.

Результатами нашей общей работы стало то, что компания СУЭК в намеченный срок смогла начать осуществлять управление персоналом в системе SAP HCM по единым стандартам и методикам, а также получать всю необходимую для принятия управленческих решений оперативную и достоверную информацию.

Многолетний опыт «МОЛГА» в настройке и доработке SAP HCM, методология обследования и ведения больших проектов «АЛЕКТА», ясное видение результата и оперативное принятие решений для его достижения со стороны руководства СУЭК позволили добиться успеха и достигнуть всех целей, поставленных руководством холдинга перед проектной командой.

TAdviser: Одним из наиболее давних и значительных клиентов «АЛЕКТЫ» является компания ЛУКОЙЛ. Какие решения используются в компании для автоматизации HRM-процессов?

Александр Жижин: С компанией ЛУКОЙЛ мы действительно работаем очень давно – с момента основания нашей фирмы. На предприятиях ЛУКОЙЛа используются разные HRM-системы, но большинство нефтедобывающих и сервисных предприятий используют наше решение – «НОРДИС/2: Управление персоналом».

На сегодняшний момент в компании ЛУКОЙЛ ведется проект ИСУ «Персонал» по тиражированию решения SAP HCM в предприятиях основного производства бизнес-сегментов «Нефтедобыча» и «Нефтепереработка». Мы принимаем активное участие в этом проекте, поскольку наши специалисты хорошо разбираются в специфике этих предприятий и их квалификация подтверждена международными сертификатами SAP.

TAdviser: Система НОРДИС/2 создавалась изначально для предприятий, которые позже вошли в состав ЛУКОЙЛ. Имеет ли система явно выраженную отраслевую специализацию в части HRM-функций?

Александр Жижин: Нет. Модуль системы «НОРДИС/2: Управление персоналом» изначально разрабатывался с таким расчетом, чтобы его можно было использовать на предприятиях любой отрасли. Система доказала свою пригодность на предприятиях ЛУКОЙЛа, осуществляющих различные виды производственной деятельности: добыча и переработка нефти и газа, услуги морского и наземного технологического транспорта, эксплуатация электрических сетей и электрооборудования, дорожные и ремонтно-строительные работы, производственно-техническое обеспечение и комплектация оборудования, услуги предприятий общественного питания, производство строительных металлоконструкций и строительных материалов, и другие.

TAdviser: В чем вы видите преимущества использования SAP для автоматизации HRM, а в чем – преимущества НОРДИС/2?

Александр Жижин: Преимущества решения SAP HCM общеизвестны. Это решение аккумулирует мировой опыт автоматизации всех бизнес-процессов управления персоналом множества компаний различных отраслей. Поэтому ему доверяют иностранные инвесторы и на него ориентируются крупные предприятия. Решение SAP HCM локализовано для России и поддерживает изменения законодательства. На российском рынке достаточно компаний-партнеров SAP, которые оказывают услуги по внедрению и сопровождению.

Решение «НОРДИС/2: Управление персоналом» поддерживает все бизнес-процессы управления персоналом, которые востребованы российскими компаниями. Оно позволяет реализовывать как централизованные, так и децентрализованные системы управления и IT-инфраструктуры, обеспечивая оптимальный баланс между унификацией и спецификой структурных подразделений территориально-распределенных компаний. Взаимодействие и распределение функций между пользователями системы хорошо подходит для сложившейся на российских предприятиях практики.

В решении «НОРДИС/2: Управление персоналом» имеются все актуальные для России функциональные блоки, например, учет работы вахтовым методом, учет и компенсация переработки, сдельная оплата труда, премирование, оплата труда водителей по путевым листам. Мы разрабатывали систему, стараясь свести к минимуму количество данных, вводимых вручную. Особенно это заметно в учете рабочего времени и премировании. Например, система позволяет одной цифрой одновременно регулировать и размер всего фонда премирования предприятия, и размер премии, начисляемой каждому работнику.

Цена внедрения и поддержки, скорость обновления системы НОРДИС/2 при изменении законодательства также конкурентоспособны.

TAdviser: В каких компаниях НОРДИС/2 использовалась для автоматизации HRM? Какие проекты внедрения этой системы вы считаете наиболее значительными?

Александр Жижин: Практически во всех компаниях, с которыми нам приходилось работать в части внедрения системы НОРДИС/2, был внедрен модуль «Управление персоналом». Это предприятия компаний ЛУКОЙЛ, ГАЗПРОМ и СИБУР.

Наиболее значительным проектом внедрения нашей системы мы считаем проект в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», завершенный в 2004 году. Он характерен тем, что это Общество является самым крупным из дочерних обществ ОАО НК «ЛУКОЙЛ». В рамках этого проекта мы охватили в полном объеме функциональности системы НОРДИС/2 58 предприятий, обеспечили работу в едином информационном пространстве более 2000 рабочих мест. Это один из самых крупных в России успешно выполненных проектов по автоматизации бухгалтерского, финансового, налогового, складского учетов и управления персоналом на базе российского программного обеспечения.

TAdviser: Занимается ли «АЛЕКТА» консалтинговыми услугами – постановкой системы (методики) управления персоналом? Какова доля таких услуг в проектах внедрения HRM?

Александр Жижин: Чаще всего приходится унифицировать и стандартизировать учет и расчеты в разных структурных подразделениях (предприятиях) заказчика. Мы выявляем специфику, формируем рекомендации для принятия решений по унификации бизнес-процессов и изменению локальных нормативных актов. Практически в каждом проекте есть такие работы.

Периодически нам заказывают проработку отдельных вопросов и разработку методических материалов. Но мы не выделяем такие работы как отдельный вид услуг.

TAdviser: Ощущаете ли вы нехватку квалифицированных специалистов, способных качественно автоматизировать HRM-функции, участвовать в крупных HRM-проектах? Вы предпочитаете брать в компанию молодых специалистов и готовить их (обучать, оплачивать сертификацию) или приглашать опытных специалистов, пусть даже из-за пределов Сибирского региона (если есть такая необходимость)? Что выгоднее экономически?

Александр Жижин: Нет. Недостатка квалифицированных специалистов наша компания не испытывает. На сегодняшний день мы сформировали большую команду опытных и высококвалифицированных аналитиков, методологов, постановщиков задач, разработчиков программного обеспечения, тестировщиков и, конечно же, консультантов по внедрению. Около 100 сотрудников имеют международные сертификаты по различным направлениям решения SAP ERP (20 из них по SAP HCM), 12 специалистов имеют Сертификаты профессиональных бухгалтеров ИПБ РФ, 14 сотрудников обладают Сертификатами по решениям 1С, несколько сотрудников имеют по 2 и более высших образования и научные степени.

В большей степени мы придерживаемся той позиции, что квалифицированные кадры для себя нужно готовить самим. Поэтому мы практикуем набор молодых, амбициозных и целеустремленных специалистов из ведущих вузов Западной и Восточной Сибири (НГУ, НГТУ, ТГУ и др.). Такие ребята умеют главное – они умеют работать в постоянно меняющейся обстановке и осваивать новые технологии!

Для достижения этих целей компания имеет все необходимое. Мы работаем в современном и просторном здании общей площадью около 8 000 кв. метров. Здесь все создано для того, чтобы эффективно работать. У нас есть собственный Учебный центр, который обучает наших специалистов и специалистов заказчиков. С SAP СНГ имеется долгосрочное соглашение о подготовке специалистов по различным направлениям программного обеспечения SAP. Ведется также подготовка специалистов 1С. Наша компания является постоянным спонсором различных научных мероприятий НГУ и учредителем стипендий для наиболее перспективных студентов.

Наши сотрудники – главное достояние компании!